「ペーパレス年末調整」が、従業員に選ばれる“会社の条件”になる?

連載:リモートワークを止めないSaaS
筆者は3年以上前からリモートワークを実践。現在、経営している会社でも全従業員がリモートワークで働いていて、業務を滞りなく進めるためにさまざまなITツールを活用している。本連載では、リモートワーク下において生じる課題に対して、ITツールを活用して対応するための方法を具体的に解説したい。

2020年の年末調整、読者の皆さんは、紙の書類で会社に提出しただろうか。それともスマートフォンやパソコンからの入力で完結しただろうか。ペーパーレス年末調整を導入しているかどうかが、従業員から選ばれる会社になる条件の一つになりそうだ。

電子申請が義務付けられた年末調整
年末調整は、1年分の徴収すべき所得税を再計算し、毎月の給料で既に徴収した額との差額を調整する仕組みである。毎月の給与明細では「所得税」の欄で一定額が控除(源泉徴収)されているが、これは給与額から算出された概算金額であるため、1年間の所得金額を集計した上で正式な年間所得税額を計算する必要がある。

また、毎月の給与計算上は考慮されていない各種控除(生命保険料、地震保険料、住宅ローン、小規模企業共済等掛金)の金額を取り込むことと、配偶者や扶養親族などの状況変化などの反映漏れがあった場合の再計算についても、年末調整を行うことで、適切な所得税額になるように調整される。

実は20年度からこの年末調整に関する電子申請の義務化要件が厳しくなっている。年末調整の結果として作成した源泉徴収票などの法定調書は、会社から全従業員分を

税務署や各自治体に提出する必要があるが、19年度までは「1000枚以上」の場合は電子データでの提出が義務付けられていたが、20年度からはこの要件が「100枚以上」まで一気に引き下げられたのだ。

年末調整全体の処理から考えると、書類の回収とチェック作業はまだ工程の半分にすぎない。労務部門では書類を回収した後、1年間の給与額を集計し、年末調整で収集した情報を加味した上で年間所得税額を確定させ、差分の調整額を計算し、12月の給与支払い時に精算する。これらを全従業員分行った上で、税務署や自治体に提出する法定調書を作成する。とてもじゃないが紙やExcelで行えるようなものではないため、専門の労務ソフトが必要になり、社労士や税理士などの外部の専門家に丸ごと委託している会社も多い。

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