Sansan、契約業務DXに参入 Contract One正式提供開始

Sansanは1月13日、契約業務をオンライン上で完結し、一元管理を可能にするクラウドサービス「Contract One」を発表した。クラウドサイン、GMOサイン、ドキュサインなど電子契約サービス主要7社と連携し、契約業務のDX化を支援する。

コロナ禍以降、電子契約サービスの利用は増加したが、利用比率は未だに29%(Sansan調べ)に留まっており、「契約書業務にアナログとデジタルがミックスされ、逆に複雑になっている」(寺田親弘CEO)という状況だ。

紙も電子も契約書をまとめて一元管理
アナログが一定残ることを前提として、デジタル化を支援するのがContract Oneのコンセプトとなる。具体的には、紙で受け取った契約書をSansanがスキャンしてデータ化、クラウド上で一元管理できるスマート台帳機能を提供する。電子契約として受け取った契約書は主要7社との連携により、同じくクラウド上で管理する。

契約書は、原本の紛失、二重契約、更新忘れなどが課題となっており、すべての契約書をデジタル化して管理を容易にすることで、こうした課題に対処するのが狙いだ。また、修正変更削除におけるタイムスタンプ付与や、契約書内の重要項目をデータ化して簡単に検索できるようにするなど、改正電子帳簿保存法にも対応した。

紙の契約書の印刷、製本、押印、郵送を代行
もう一つが、企業に代わり、紙の契約書の印刷、製本、押印、郵送を代行するスマート判子機能だ。相手企業から返送されてきた契約書も、データ化して取り込みまで行う。相手側が紙の契約書を希望する場合、出社して作業する必要が生まれていた。スマート判子機能を使えば、紙にかかわるアナログな業務をすべてアウトソースできる。

契約印をSansanに預けることになるが、「印章規定を変えるなどの対応が必要になるが、Sansanのセキュアなセンターに預けるほうが安心」(寺田氏)という顧客が多いという。

既存の業務のデジタル化を進めるソリューションは各社から登場したが、すべてをデジタル化できるのではなく、アナログ業務が混在し続けるのがバックオフィスDXの実態だ。アナログが残ることを前提として、顧客の悩みを解決するサービスを提供するのは、請求書受領サービスのBill Oneと同じく、Sansanらしい。

これにより、業務をデジタル化することによる効率化だけでなく、データの一元管理により契約情報の活用や、電帳法対応など法令順守にも対応できる。また、紙を直接扱う必要がなくなるため、リモートワーク推進やペーパーレス化、さらにBCP体制構築にも寄与する。

スマート判子機能も含めて、料金は月額10万円から。契約書のデータ化件数に応じて価格がアップする。21年7月からテスト的に先行販売を行っており、既に45社が契約している。「Bill One初期と同等のスピードで伸びている」と寺田氏は話し、Contract Oneの立ち上がりに手応えを感じているようだ。

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